Polityka prywatności

Obowiązuje od [DATA WEJŚCIA W ŻYCIE]

1. Kto odpowiada za Twoje dane

Usługę Odbiorek (strona odbiorek.pl, panel www i aplikacja mobilna „Odbiorek”) prowadzi [NAZWA USŁUGODAWCY / IMIĘ I NAZWISKO I NAZWA DZIAŁALNOŚCI], [ADRES], NIP [NIP], REGON [REGON] (dalej: Usługodawca, „my”). W sprawach danych osobowych pisz na kontakt@odbiorek.pl.

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych — przy obecnej skali działalności nie jest to wymagane.

2. Usługodawca jako administrator i jako podmiot przetwarzający

Odbiorek jest narzędziem dla wypożyczalni samochodów (dalej: Klient). Dlatego dane trafiają do nas w dwóch rolach:

• Jesteśmy administratorem danych osób, które zapisują się na listę oczekujących, kontaktują się z nami, reprezentują Klienta przy zawarciu i wykonaniu umowy oraz danych technicznych potrzebnych do bezpieczeństwa usługi (np. logi logowania).
• Jesteśmy podmiotem przetwarzającym (art. 28 RODO) danych, które wypożyczalnia wprowadza do Odbiorka: konta jej pracowników, dane jej klientów, zdjęcia aut, lokalizację inspekcji, podpisy i protokoły. Administratorem tych danych jest wypożyczalnia. Przetwarzamy je wyłącznie na jej polecenie, na zasadach umowy powierzenia przetwarzania danych.

3. Jakie dane, w jakim celu i na jakiej podstawie

Ta część dotyczy danych, których jesteśmy administratorem.

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie zapiszesz się na listę, nie zawrzesz umowy ani nie zalogujesz się. Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i nie profilujemy.

4. Aplikacja mobilna i panel

Na polecenie wypożyczalni w Odbiorku przetwarzane są:

• dane pracowników wypożyczalni: imię i nazwisko, e-mail, telefon, rola, historia działań w dzienniku zdarzeń;
• dane klientów wypożyczalni: imię i nazwisko, opcjonalnie telefon, e-mail, nazwa firmy i NIP, decyzja o akceptacji protokołu, uwagi i podpis odręczny złożony na ekranie telefonu;
• zdjęcia auta z czasem wykonania, skrótem SHA-256, lokalizacją GPS i identyfikatorem urządzenia — na zdjęciach mogą przypadkowo znaleźć się osoby lub inne pojazdy;
• dane auta i wynajmu: numer rejestracyjny, VIN, przebieg, terminy wynajmu, szkody;
• protokoły PDF i informacja o ich wysłaniu e-mailem do klienta.

Aplikacja prosi o dostęp do:

• aparatu — tylko do robienia zdjęć auta w trakcie inspekcji;
• lokalizacji — tylko podczas używania aplikacji, przy rozpoczęciu inspekcji i robieniu zdjęć, jako dowód miejsca wykonania protokołu;
• czujnika ruchu (akcelerometru) — tylko w aparacie, żeby obrócić ramkę przy zdjęciu poziomym; dane nie są zapisywane ani wysyłane.

Aplikacja nie śledzi użytkownika poza inspekcją, nie zawiera reklam ani narzędzi analitycznych. Zdjęcia i zmiany zrobione bez zasięgu są przechowywane na telefonie tylko do chwili wysłania na serwer. Konta w aplikacji zakłada wypożyczalnia (zaproszenie e-mailem); usunięcie konta lub danych odbywa się na wniosek wypożyczalni albo przez kontakt z nami.

5. Jeśli jesteś klientem wypożyczalni

Jeśli Twoje dane, zdjęcia wynajmowanego auta albo podpis zostały zapisane w Odbiorku przy wydaniu lub zwrocie auta, administratorem Twoich danych jest wypożyczalnia, z której usług korzystasz. To ona decyduje, jakie dane zbiera i jak długo je przechowuje, i to do niej najlepiej kierować wnioski (dostęp, sprostowanie, usunięcie, sprzeciw). Jeśli napiszesz do nas, przekażemy wniosek wypożyczalni i pomożemy jej go zrealizować.

6. Komu przekazujemy dane

Korzystamy z dostawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu (podprocesorów), na podstawie umów zgodnych z art. 28 RODO:

Dane mogą też otrzymać organy publiczne, gdy wymaga tego prawo, oraz nasi doradcy (np. księgowość, kancelaria) w zakresie niezbędnym do ich zadań. Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Część dostawców ma siedzibę w USA. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU-US Data Privacy Framework) — w przypadku dostawców certyfikowanych w tym programie — albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na kontakt@odbiorek.pl.

8. Jak długo przechowujemy dane

• lista oczekujących — do startu usługi, nie dłużej niż 12 miesięcy, albo do wycofania zgody;
• korespondencja — do 3 lat od jej zakończenia (okres przedawnienia roszczeń);
• dane umowy i rozliczeń — przez czas trwania umowy, a dokumenty księgowe przez 5 lat od końca roku podatkowego;
• logi bezpieczeństwa — do [90 dni];
• dane wprowadzone przez wypożyczalnię — przez czas określony przez wypożyczalnię, a po zakończeniu umowy usuwamy je lub zwracamy w terminie z umowy powierzenia.

9. Twoje prawa

Masz prawo do: dostępu do danych i otrzymania kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem). Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

Wnioski wysyłaj na kontakt@odbiorek.pl. Odpowiemy w ciągu miesiąca.

10. Pliki cookies i pamięć urządzenia

• Strona odbiorek.pl nie zapisuje plików cookies ani nie używa narzędzi analitycznych i reklamowych. Czcionki są pobierane z Google Fonts, a formularz listy oczekujących wysyła dane do Formspree dopiero po kliknięciu „Zapisz mnie”.
• Panel www i aplikacja zapisują w pamięci przeglądarki lub telefonu (localStorage / pamięć aplikacji) dane sesji logowania oraz kopię ostatnio wczytanych danych do pracy bez zasięgu. To pamięć niezbędna do działania usługi, o którą prosi użytkownik, dlatego nie wymaga zgody. Wylogowanie usuwa sesję i kopię wczytanych danych z urządzenia; zmiany jeszcze niewysłane na serwer zostają w aplikacji do wysłania.

11. Bezpieczeństwo

Połączenia są szyfrowane (HTTPS/TLS). Dane każdej wypożyczalni są od siebie oddzielone na poziomie bazy danych (Row Level Security), pliki leżą w prywatnym magazynie i są udostępniane tylko przez linki ważne godzinę, a ważne działania trafiają do dziennika zdarzeń. Szczegóły zabezpieczeń opisuje załącznik do umowy powierzenia.

12. Zmiany polityki i kontakt

Politykę możemy zmienić, gdy zmieni się usługa, dostawcy albo prawo. O istotnych zmianach poinformujemy Klientów e-mailem z wyprzedzeniem. Aktualna wersja jest zawsze pod adresem odbiorek.pl/polityka-prywatnosci.html.

Kontakt: kontakt@odbiorek.pl.